GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ

PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO

 

 

 

 

 

 

PORTARIA Nº 776 /2017-PGE/PA                                                                   01 DE DEZEMBRO DE 2017

 

 

 

 

O Procurador-Geral do Estado, no uso de suas atribuições legais,

 

CONSIDERANDO que compete à Administração Pública, nos termos do artigo 216, § 2° da Constituição da República, bem como os termos da Lei Federal N°8.159, de 08 de janeiro de 1991, a gestão da documentação oficial e a tomada de medidas destinadas a franquear sua consulta quando dela necessitarem, incumbindo-lhe recolher e conservar os documentos recebidos e produzidos no exercício de suas funções;

 

CONSIDERANDO a Lei Federal Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informações previsto na Constituição Federal;

 

CONSIDERANDO que o Decreto Federal Nº 4.073/2002 exige que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja implantada uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD-PGE/PA, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e eliminação;

 

CONSIDERANDO que a Lei Nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do artigo 5º, no inciso II do §3º do artigo 37 e no §2º do artigo 216 da Constituição Federal;

 

CONSIDERANDO o Decreto Estadual N°1.359/2015, que regula o acesso a informações no âmbito do Estado do Pará, em determinação aos incisos X e XXXIII do artigo 5º e ao inciso II, do § 3º do artigo 37 da Constituição Federal e ao inciso II do artigo 286 da Constituição do Estado do Pará;

 

CONSIDERANDO que a Instrução Normativa Nº 001/2015 da Auditoria-Geral do Estado do Pará emite orientação acerca de procedimentos a serem observados no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual, relacionados ao Decreto Estadual Nº 1.359/2015;

 

CONSIDERANDO a Portaria N°154/2015 - PGE. G., de 09 de março de 2015, que instituiu a COMISSÃO DE IMPLANTAÇÃO DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ ;

 

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de política de gestão de documentos para a Procuradoria-Geral do Estado do Pará, visando assegurar a guarda dos conjuntos documentais indispensáveis à tomada de decisões, à comprovação de direitos e à preservação da memória institucional;

 

CONSIDERANDO a grande quantidade de documentos gerados no âmbito desta Procuradoria que, ao longo do tempo, necessitam ser destruídos para abrir espaço a novos documentos;

 

CONSIDERANDO que a guarda e a eliminação de documentos exigem uma análise criteriosa, haja vista a importante necessidade de garantir a preservação de direitos;

 

CONSIDERANDO o disposto no art. 5º, I e XVIII da Lei Complementar Estadual nº 41, de 29 de agosto de 2002;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º - Constituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD-PGE/PA, composta pelas Servidoras Débora Solange Oliveira Lima de Freitas (Presidente), Alessandra Maria Mendonça de Oliveira (Membro), Lilian Mendes Haber (Membro), Rosângela Teixeira Monteiro (Membro).

 

Art. 2º - Compete à Comissão Permanente conduzir a Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará, a saber:

I. Implantar o Plano de Classificação de Documentos;

II. Implantar as Tabelas de Temporalidade;

III. Gerenciar os trabalhos de gestão documental, com estabelecimento de acervos prioritários e prazos, bem como cronograma de digitalização;

IV. Orientar os setores da Procuradoria-Geral do Estado a implantar Arquivos Permanentes;

V. Elaborar relatório de acompanhamento, com recomendações técnicas se necessário;

VI. Estabelecer as diretrizes necessárias ao aperfeiçoamento da Política de Gestão do Patrimônio Documental da PGE/PA, visando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivo em consonância com as decisões e Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

VII. Orientar os diversos setores da Procuradoria-Geral do Estado do Pará quanto à identificação, avaliação e definição da destinação dos documentos arquivados, tendo em vista a preservação daqueles selecionados para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

VIII. Orientar os diversos setores da Procuradoria-Geral do Estado do Pará quanto à elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos;

IX. Elaborar e tornar público o Termo de Eliminação de Documentos;

X. Zelar pelo cumprimento da Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará, bem como pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação;

XI. Rever, sempre que necessário, os produtos desenvolvidos pela Comissão de Implantação da Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.

 

Art. 3º - Ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD-PGE/PA caberá:

I. Convocar reuniões e coordenar os trabalhos da Comissão Permanente;

II. Distribuir as tarefas e medidas entre os integrantes da Comissão Permanente;

III. Elaborar e tornar público o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

IV. Decidir sobre os casos omissos.

 

Art. 4º - Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará – CPAD-PGE/PA cumprirão mandato por período indeterminado, podendo ser reconduzidos ou substituídos a qualquer tempo.

 

Art. 5º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

 

OPHIR FILGUEIRAS CAVALCANTE JUNIOR

Procurador-Geral do Estado