PORTARIA Nº 777 /2017-PGE.G.                                                                             DE 01 DE DEZEMBRO DE 2017.


 

 

DISCIPLINA A POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ.

 

O PROCURADOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais,

 

CONSIDERANDO que compete à Administração Pública, nos termos do artigo 216, § 2° da Constituição Federal e nos termos da Lei Federal N° 8.159/1991, a gestão da documentação oficial e a adoção de medidas destinadas a franquear consultas, incumbindo-lhe recolher e conservar os documentos recebidos e produzidos no exercício de suas funções;

 

CONSIDERANDO os termos da Lei Federal N° 8.159/1991 regulamentada pelo Decreto Nº 4.073/2002 e pelo Decreto nº 7.845/2012;

 

CONSIDERANDO o a rtigo18 do Decreto nº 4.073/2002 afirma que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA , que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e eliminação;

 

CONSIDERANDO a Portaria N°154/2015 - PGE. G. que instituiu a COMISSÃO DE IMPLANTAÇÃO DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ;

 

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de uma política de gestão de documentos para a Procuradoria-Geral do Estado do Pará, visando assegurar a guarda dos conjuntos documentais indispensáveis à tomada de decisões, à comprovação de direitos e à preservação da memória institucional;

 

CONSIDERANDO a grande quantidade de documentos gerados no âmbito da Procuradoria-Geral do Estado do Pará que necessitam receber tratamento técnico para fins de descarte;

 

CONSIDERANDO que a guarda e a eliminação de documentos exigem uma análise criteriosa, haja vista a necessidade de garantir e preservar direitos;

 

RESOLVE disciplinar a POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ para estabelecer procedimentos referentes ao funcionamento dos arquivos, ao sigilo dos documentos, ao arquivamento e eliminação de processos e documentos de natureza judicial e administrativa, bem como ao Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade, conforme as disposições que seguem:

CAPÍTULO I

DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

SEÇÃO I

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art.1°. Para os efeitos desta portaria considera-se:

  1. Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

  2. Dados processados: dados submetidos a qualquer operação ou tratamento por meio de processamento eletrônico ou por meio automatizado com o emprego de tecnologia da informação;

  3. Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

  4. Informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

  5. Informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;

  6. Informação de interesse público: toda informação que não seja de caráter pessoal ou classificada como sigilosa;

  7. Tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

  8. Disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

  9. Autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

  10. Integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

  11. Primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações;

  12. Informação atualizada: informação que reúne os dados mais recentes sobre o tema, de acordo com sua natureza, com os prazos previstos em normas específicas ou conforme a periodicidade estabelecida nos sistemas informatizados que a organizam;

  13. Documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;

  14. Arquivos públicos: conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por Órgãos Públicos, Autarquias, Fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista, Entidades Privadas encarregadas da gestão de serviços públicos ou apoiadas com recursos públicos, Organizações Sociais e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público, no exercício de suas funções e atividades;

  15. Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, preservação e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;

  16. Transparência ativa: disponibilização espontânea de informações de interesse público, geral ou coletivo, independente de requerimento;

  17. Transparência passiva: fornecimento de informações solicitadas por qualquer interessado mediante simples pedido de acesso;

  18. Documentos processuais: o conjunto de documentos originados ou recebidos nas diversas unidades da Procuradoria-Geral do Estado do Pará, com a finalidade de instruir ou compor processos judiciais;

  19. Documentos administrativos: aqueles produzidos e recebidos nas diversas unidades da Procuradoria-Geral do Estado do Pará para a execução das atividades administrativas e de apoio interno.

 

Art.2°. A Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará tem por finalidade assegurar à proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados na Procuradoria-Geral do Estado do Pará.

 

Art. 3º Os instrumentos da Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará são:

  1. O Plano de Classificação de Documentos;

  2. As Tabelas de Temporalidade;

  3. O Manual de Gestão Documental.

Parágrafo único. Os instrumentos arquivísticos de gestão documental serão homologados pelo Procurador-Geral do Estado.

 

SEÇÃO II

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Art.4º. O Plano de Classificação será elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA a partir da definição de Códigos de Classificação. Constitui-se em instrumento de classificação e localização de arquivos e compõe a Tabela de Temporalidade.

 

Art.5º. Os Códigos de Classificação de Documentos permitirão o agrupamento de processos com características semelhantes e indicarão a localização dos processos e documentos nos arquivos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.

 

SEÇÃO III

DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE

Art.6º. As Tabelas de Temporalidade serão propostas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA e estabelecerão, de acordo com a natureza do processo, os prazos de retenção nos arquivos da Procuradoria-Geral do Estado do Pará e orientará a destinação final.

 

§1º Os prazos e condições para permanência em cada fase são estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade:

  1. Para a atividade-meio será adotada a Tabela de Temporalidade da Atividade Meio da Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq);

  2. Para a atividade-fim, será adotada a Tabela de Temporalidade da Atividade Jurídica da Procuradoria-Geral do Estado do Pará.

 

SEÇÃO IV

DO MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art.7º. O Manual de Gestão Documental será desenvolvido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Procuradoria-Geral do Estado para facilitar a implantação da Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará, no sentido de estabelecer procedimentos para a gestão documental institucional, visando racionalizar o ciclo documental.

 

Art.8º. A racionalização do ciclo documental visa aperfeiçoar as atividades das unidades arquivísticas de cada Procuradoria e setor da Procuradoria-Geral do Estado e efetivar o princípio da Eficiência.

 

SEÇÃO V

DA COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art.9º. A Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará será coordenada e executada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA, com as seguintes atribuições:

  1. Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos para fins de guarda permanente ou eliminação;

  2. Propor alterações nos instrumentos de gestão documental;

  3. Analisar a proposta de guarda definitiva feita pela Comissão de Implantação e pronunciar-se acerca do seu acolhimento;

  4. Realizar o acompanhamento da Política de Gestão Documental da Procuradoria-Geral do Estado do Pará;

  5. Garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta e autenticação de cópias dos documentos sob sua custódia;

  6. Difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

  7. Acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos incluídos no Termo de Eliminação;

  8. Sugerir alterações e ajustes na Tabela de Temporalidade.

 

SEÇÃO VI

DAS CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art.10. São condições essenciais para a gestão de documentos no âmbito da Procuradoria-Geral do Estado do Pará a:

  1. Padronização das espécies documentais;

  2. Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade;

  3. Racionalização na produção de documentos, eliminando vias, formulários, juntadas desnecessárias e arquivamentos em duplicidade, com vistas à obtenção da redução de documentos;

  4. Eficácia e eficiência ao fluxo de documentos; e

  5. Realização de Treinamento sobre Gestão da Documentação Arquivística.

 

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS

SEÇÃO I

DA CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Art.11. Todos os documentos produzidos pela Procuradoria-Geral do Estado do Pará, em razão do exercício de suas atividades nas áreas meio e fim, serão classificados nas fases corrente, intermediária e permanente, a partir da adoção das Tabelas de Temporalidade para as áreas meio e fim.

§1° Arquivo corrente é o conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, permanece na unidade geradora em razão de sua vigência e/ou frequente necessidade de consulta. Na Procuradoria-Geral do Estado do Pará equivalem ao ativo e o provisório.

§2° Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final. Fazem parte do arquivo intermediário os processos encaminhados para arquivamento permanente na forma legal.

§3° Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter perpétuo em função de seu valor e para eficácia da ação administrativa como meio de prova, garantia de direitos, fonte de pesquisa e preservação da memória institucional obedecida os critérios legais e de sigilo da informação.

§4º Os prazos e condições para permanência em cada fase são estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade.

 

SEÇÃO II

DO FUNCIONAMENTO DOS ARQUIVOS

Art.12. Cada Procuradoria especializada e setor administrativo da Procuradoria-Geral do Estado do Pará caracteriza uma unidade geradora e possui arquivo próprio, com pessoal apto a gerenciar seus documentos nas fases correntes, sendo que nas fases intermediárias e permanente serão transferidas para o arquivo geral da PGE/PA onde serão administradas e organizadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA.

 

Art.13. O arquivamento e o desarquivamento de documentos administrativos e processuais serão realizados pelos servidores lotados nas respectivas unidades geradoras, obedecidas as regras do Decreto Estadual Nº1359/2015 e legislação em vigor.

 

SEÇÃO III

DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS ENTRE AS UNIDADES GERADORAS E AS UNIDADES DE ARQUIVAMENTO

Art.14. Os documentos deverão ser encaminhados devidamente organizados, identificados e classificados à unidade de arquivamento, onde aguardarão os prazos para eliminação ou preservação definitiva, segundo Tabela de Temporalidade.

 

Art.15. As unidades geradoras poderão indicar às unidades de arquivamento, motivadamente, processos para preservação permanente, de acordo com as seguintes regras:

      1. Indicação na capa de todos os volumes da seguinte identificação: INTERESSE EM PRESERVAÇÃO PERMANENTE;

      2. Arrumação sequencial com base nos números dos processos, separados por ano de ajuizamento;

 

§1° São elementos relevantes na seleção de autos destinados à preservação permanente:

      1. Tipologia das ações e decisões;

      2. Tipologia dos recursos;

      3. Existência de laudos técnicos e pareceres;

      4. Causas e decisões de grande impacto social, econômico, político ou cultural;

      5. Envolvimento de eventuais celebridades ou personalidades notáveis;

      6. Características da documentação juntada como prova;

      7. Particularidades regionais;

      8. Aspectos relacionados à memória histórica;

      9. Mudança significativa da legislação aplicável ao caso;

      10. Relação com fato social ou econômico relevante e originalidade do fato.

        §2º Requisitar a transferência da guarda.

 

Art.16. São considerados documentos administrativos de valor histórico, de validade permanente, a critério da administração da Procuradoria, os relacionados a seguir:

  1. Atos de instituição da Procuradoria, bem como dos seus setores e seções ;

  2. Atos de nomeação e posse;

  3. Resoluções, Ordens de Serviço e documentos afins que tratem da organização e funcionamento da Procuradoria-Geral, bem como suas eventuais alterações;

  4. Atas de sessões dos Conselhos;

  5. Relatórios anuais de atividades;

  6. Relatórios de prestações de contas e tomadas de contas de exercício financeiro;

  7. Atas de correições ordinárias e extraordinárias realizadas pela Corregedoria;

  8. Outros documentos assim classificados por seu valor histórico.

 

Art.17. É vedado o envio de documentos ao arquivo permanente com capa plástica, bem como o grampeamento ou a manutenção de folhas, bilhetes e outros materiais na capa e contracapa dos processos.

Parágrafo Único. No interior do processo é vedada a utilização de grampos, clipes ou colchetes de metal, devendo-se substituir tais materiais por colchetes de plástico e cola.

 

CAPÍTULO III

DOS DOCUMENTOS

 

SEÇÃO I

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art.18. A eliminação de documentos processuais e administrativos deverá respeitar a respectiva Tabela de Temporalidade e observar as demais recomendações contidas nesta portaria.

 

Art.19 A eliminação de documentos, observando-se critérios de preservação ambiental, será levada a efeito preferencialmente por fragmentação mecânica.

 

Parágrafo Único. Os fragmentos poderão ser doados a entidades sem fins lucrativos.

 

Art.20. Se a unidade arquivística verificar a existência de documentos e processos arquivados com pendências de quaisquer espécies no momento da triagem para eliminação deverá relacioná-los em listagem própria e notificar a unidade geradora para que se pronuncie acerca da referida eliminação.

 

Art.21. O registro de documentos para eliminação deverá ser efetuado na Listagem de Eliminação de Documentos e no Termo de Eliminação de Documentos.

 

Art.22. Os documentos que ao final da fase permanente estiverem aptos à eliminação, de acordo com a Tabela de Temporalidade, deverão ser encaminhados pelas unidades de arquivamento à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA, acompanhados da respectiva Listagem de Eliminação de Documentos.

 

Art. 23 A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objeto registrar informações e será elaborada pela unidade arquivística e conterá os seguintes dados:

  1. Brasão do Estado;

  2. Identificação da Procuradoria-Geral do Estado do Pará;

  3. Título do documento;

  4. Número e ano da listagem;

  5. Identificação da unidade geradora;

  6. Classificação do documento (de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade);

  7. Número do processo;

  8. Tipo de ação;

  9. Partes;

  10. Data limite

  11. Observações complementares, se necessário;

  12. Situação consta a informação sobre a digitalização dos documentos;

  13. Local, data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação da Procuradoria Geral do Estado do Pará - CPAD-PGE/PA, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

 

Art.24 O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, elaborado com base na Resolução Nº5/1996-CONARQ, tem por objetivo dar publicidade em periódicos oficiais ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos e será elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA, devendo conter as seguintes informações:

  1. Brasão do Estado;

  2. Identificação da Procuradoria-Geral do Estado do Pará;

  3. Título do documento e número do Edital de ciência de eliminação de documentos;

  4. Número e data dos atos legais e/ou dos documentos oficiais que legitimam a eliminação;

  5. Prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se 30 (trinta) dias subsequentes à publicação do edital.

  6. Referência aos conjuntos documentais a serem eliminados com menção de que a Listagem de Eliminação de Documentos segue anexada;

  7. Indicar o nome da Procuradoria produtor dos documentos a serem eliminados;

  8. Local, dia e hora para efetivação da eliminação, que deverá ser de no mínimo 30 (trinta) dias subsequentes à publicação do edital;

  9. Procedimento para requerimento de desentranhamento ou obtenção de cópias dos documentos;

  10. Local e data do edital;

  11. Identificação e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA.

 

Art.25. O termo de eliminação de documentos, cujo objetivo é registrar as informações relativas ao ato de eliminação, será elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA, será obrigatório no descarte de quaisquer documentos, e deve conter:

  1. Brasão do Estado;

  2. Identificação da Procuradoria-Geral do Estado do Pará;

  3. Título do documento;

  4. Indicação dos atos oficiais / legais que autorizam a eliminação;

  5. Número de processos eliminados;

  6. Nome da unidade geradora do conjunto documental especificado na Listagem de Eliminação de Documentos;

  7. Indicar as datas-limite dos documentos;

  8. Referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

  9. Informação relativa à publicação em periódico oficial;

  10. Data e local da eliminação ( prazo de 30 dias, a contar da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos) ;

  11. Nome e assinatura dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA .

 

Art.26 Antes da eliminação, os processos e documentos serão digitalizados e disponibilizados no sistema de informação Sistema de Controle de Processos (SCP-PGE), ou outro sistema que venha a substituí-lo.

 

Art.27. Os interessados podem requerer à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da PGE/PA, às suas expensas e no prazo de 24 horas antes da eliminação, os documentos que desejarem desentranhar ou obter cópias, observados os seguintes procedimentos:

      1. Os requerimentos serão atendidos por ordem de solicitação, cabendo àquele que primeiro requerer os originais;

      2. Aos demais interessados no mesmo documento poderão ser fornecidas cópias;

      3. Dos documentos entregues aos interessados serão mantidos registros com informações acerca de sua destinação.

Art.28. Após a eliminação poderão obter cópia dos documentos digitalizados pelo acesso à informação localizado no site da PGE/PA;

 

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art.29. Os casos omissos serão resolvidos pelo Procurador-Geral Estado do Pará.

 

Belém, 1 de dezembro de 2017.

 

 

 

OPHIR FILGUEIRAS CAVALCANTE JUNIOR

Procurador-Geral do Estado