TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO DO PARÁ: ATIVIDADE-MEIO

01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)

01.01 Relações Institucionais (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

01.01.01 Formalização de Termos de Cooperação e outros instrumentos congêneres

01.01.01.01 Acordo

Vigência

5 anos

X

01.01.01.02 Convênio

Vigência

5 anos

X

01.01.01.03 Protocolo de intenções

Vigência

5 anos

X

01.01.01.04 Termo de cooperação

Vigência

5 anos

X

01.01.01.05 Termo de parceria

Vigência

5 anos

X

01.01.02 Controle de Correspondência

01.01.02.01 A viso

1 ano

-

X

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação.

01.01.02.02 Circular

1 ano

-

X

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação.

01.01.02.03 Comunicado

1 ano

-

X

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação.

01.01.02.04 Comunicação interna

1 ano

-

X

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação.

01.01.02.05 Memorando

1 ano

-

X

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa. Quando o documento integrar um processo obedecerá a sua temporalidade e à sua destinação.

01.01.02.0 6 Convite

Vigência

X

A vigência esgota-se com a realização do evento.

01.01.02.0 7 Carta

4 anos

-

X

A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda.

01.01.02.0 8 Ofício

4 anos

-

X

A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda.

01.01.02.09 Requerimento

4 anos

-

X

A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda.

01.01.02.10 Voto

4 anos

-

X

A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda.

01.01.02.11 Baixo assinado

4 anos

-

X

A vigência esgota-se com a realização do evento. A correspondência que registra relações interinstitucionais ou com a comunidade pode provocar desdobramentos e, de acordo com a natureza de seu conteúdo, definirá a temporalidade do processo ou expediente que iniciar. A eliminação está condicionada à inexistência de fatores determinantes de sua guarda.

01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)

01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

01.02.01 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades

01.02.01.01 Acórdão de auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará

Até a aprovação das contas

5 anos

X

01.02.01.02 Prestação de Contas de Gestão dos Recursos Públicos Estaduais anuais

Até a aprovação das contas

5 anos

X

01.02.01.03 Relatório de auditória de gestão AGE (parecer AGE)

Até a aprovação das contas

5 anos

X

01.02.01.04 Relatório de atividades

1 ano

-

X

As informações constam do Relatório anual de atividades do órgão, entidade ou empresa.

01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (FUNÇÃO)

01.03 Apoio à administração pública (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃ

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

01.03.01 Controle de compromissos oficiais

01.03.01.01 Agenda de compromissos

5 anos

-

X

01.03.01.02 Ata de reunião

2 anos

-

X

01.03.01.03 Ata de sessão

2 anos

-

X

01.03.01.04 Carta de representação

Vigência

-

X

01.03.01.05 Cédula de votação de conselheiro

2 anos

-

X

O resultado da votação está registrada na Ata de sessão.

01.03.01.06 Comunicado agendando audiência

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a realização da audiência.

01.03.01.07 Convite recebido

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a realização da audiência.

01.03.01.08 Ofícios Recebidos/expedidos

1 ano

-

X

01.03.01.09 Pauta de reunião

Vigência

-

X

O documento poderá ser eliminado se suas informações constarem na Ata de reunião.

01.03.01.10 Registro de convites recebidos

1 ano

-

X

02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)

02.01 Assessoria de imprensa (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

02.01.01 Divulgação das ações de governo

02.01.01.01 Artigo, nota e notícia

1 ano

-

X

Os documentos refletem a política do órgão. Documento importante para memória institucional

02.01.01.02 Site institucional

Vigência

-

X

Entende-se por site o conjunto de páginas HTML de um órgão ou entidade. Quando houver alterações substantivas no layout ou no conteúdo do site, deve-se providenciar cópia da versão anterior para guarda permanente. Se o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante. Documento importante para memória institucional

02.01.02 Editoração e programação visual

02.01.02.01 Modelo de diagramação para matérias de site institucional

Vigência

-

X

O documento será eliminado quando substituído por outro atualizado.

02.01.03 Produção de registros de imagem e som

02.01.03.01 Banco de imagem

Vigência

-

X

Deve-se providenciar, anualmente, cópia da última versão para guarda permanente. Se o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar a referida cópia e encaminhá-la ao órgão contratante.

02.01.03.02 Registro fotográfico

4 anos

4 anos

X

Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante.

02.01.03.03 Registro sonoro

4 anos

4 anos

X

Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante.

02.01.03.04 Vídeo institucional

4 anos

4 anos

X

Quando o serviço for terceirizado, a contratada deverá providenciar cópia dos registros e encaminhá-la ao órgão contratante.

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.01.01 Classificação e cadastramento de cargos e funções

03.01.01.01 Decreto de fixação, extinção ou relotação de postos de trabalho

Vigência

5 anos

X

03.01.01.02 Ficha de cadastro de cargos e funções

Vigência

5 anos

X

03.01.01.03 Organograma funcional

Vigência

2 anos

X

03.01.01.04 Processo de criação de cargo

Vigência

5 anos

X

03.01.01.05 Processo de extinção de cargo

Vigência

5 anos

X

03.01.01.06 Processo de identificação e classificação de função

Vigência

5 anos

X

03.01.01.07 Processo de transformação de cargo

Vigência

5 anos

X

03.01.01.08 Quadro de cargos e funções

Vigência

5 anos

X

03.01.01.09 Quadro de classificação de cargos e funções

Vigência

5 anos

X

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.02.01 Recrutamento e seleção

03.02.01.01 Ficha de inscrição de candidato a cargo público

2 anos

5 anos

X

03.02.01.02 Processo de abertura de concurso público para provimento de cargo mediante nomeação

5anos

5anos

X

Constituição Federal, art. 37, III.

03.02.01.03 Processo de abertura de processo seletivo especial ou concurso interno

5 anos

5anos

X

03.02.01.04 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público

5 anos

5anos

X

Constituição Federal, art. 37, III.

03.02.02 Capacitação e aperfeiçoamento funcional

03.02.02.01 Certificado em participação em curso área meio e fim

5 anos

5 anos

X

Integra o Prontuário funcional.

03.02.02.02 Cronograma de cursos

1 ano

2 anos

X

03.02.02.03 Relatório de curso servidor da área meio

5 anos

5 anos

X

Integram o Dossiê o material didático: a lista de presença, a pesquisa de opinião e material de divulgação.

03.02.02.04 Relatório mensal de custos com cursos

5 anos

5 anos

X

03.02.02.05 Processo de capacitação de recursos humanos

Vigência

5 anos

X

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.03 Expediente de pessoal (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.03.01 Elaboração e registro de atos relativos à vida funcional

03.03.01.01 Formulário para o Cadastro Geral do funcionário

Vigência

3 anos

X

03.03.01.02 Processo de acumulação de cargo ou função atividade

Vigência

5 anos

X

O ato que autoriza a acumulação integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo.

03.03.01.03 Processo de promoção por merecimento ou antiguidade

Vigência

5 anos

X

O ato que autoriza a promoção integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo.

03.03.01.04 Processo administrativo de avaliação de desempenho e estágio probatório

3 anos

10 anos

X

Constituição Federal, art. 41, § 4.º. A cópia do ato integra o Prontuário funcional.

03.03.01.05 Pasta do estagiário

Vigência

1 ano

X

03.03.01.06 Pasta funcional

Vigência

1 ano

X

03.03.02 Elaboração de expedientes para posse, preenchimento de função-atividade, provimento de cargo, vacância e substituição

03.03.02.01 Declaração negativa de admissão de pessoal

Até a aprovação das contas

5 anos

X

03.03.02.02 Livro de posse de servidores

Vigência

1 ano

X

Pasta do servidor

03.03.02.03 Pedido de prorrogação de prazo para o exercício do cargo

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional.

03.03.02.04 Pedido de prorrogação de prazo para posse

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional.

03.03.02.05 Processo de exoneração do cargo

Vigência

10 anos

X

O ato de exoneração integra o Prontuário funcional. A vigência esgota-se com o encerramento dos procedimentos administrativos e o arquivamento do processo.

03.03.02.06 Processo para provimento de cargo

Até a aprovação das contas

5 anos

X

03.03.03 Elaboração de contratos de trabalho e atos relativos à sua alteração, suspensão e rescisão

03.03.03.01 Comunicado de dispensa ou desligamento

2 anos

-

X

03.03.03.02 Contrato temporário

Vigência

5 anos

X

Pasta do servidor

03.03.03.03 Pedido de exoneração

Vigência

5 anos

X

Pasta do servidor

03.03.03.04 Processo de contratação de estagiário

Vigência

5 anos

X

03.03.03.05 Termo aditivo ao contrato temporário

Vigência

5 anos

X

Constituição Federal, art. 7.º, XXIX; Decreto- Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 11. Pasta do servidor

03.03.04 Concessão de direitos, vantagens e benefícios

03.03.04.01 Abono de permanência

Vigência

5 anos

X

03.03.04.02 Escala de férias

1 ano

-

X

Pasta do servidor

03.03.04.03 Portaria de férias

1 ano

-

X

03.03.04.04 Processo Adicional de tempo de serviço

1 ano

-

X

03.03.04.05 Processo de incorporação

1 ano

-

X

03.03.04.06 Processo de afastamentos ou licenças

Vigência

5 anos

X

A vigência esgota-se com a aposentadoria ou com o rompimento do vínculo jurídico com o Estado.

03.03.04.07 Processo de aposentadoria (Cópia)

Vigência

5 anos

X

Processo original no IGEPREV

03.03.04.08 Processo de concessão de direitos e benefícios

Vigência

5 anos

X

03.03.04.09 Processo de concessão e incorporação de vantagens pecuniárias

Vigência

5 anos

X

03.03.04.10 Processo de indeferimento de férias por absoluta necessidade do serviço

Vigência

5 anos

X

Integra o Prontuário funcional.

03.03.04.11 Requerimento para gozo de férias indeferidas

2 anos

-

X

Integra o Prontuário funcional. Pasta do servidor

03.03.05 Avaliação de desempenho e incentivo funcional

03.03.05.01 Apostila de avaliação de desempenho

Vigência

60 anos

X

O documento integra o Prontuário funcional.

03.03.05.02 Formulário de avaliação de desempenho

Vigência

1 ano

X

A vigência compreende o período do serviço ativo. Trata-se de cópia, pois o documento é arquivado na Pasta individual do servidor

03.03.05.03 Formulário de manifestação sobre o cumprimento de metas

5 anos

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional.

03.03.05.04 Plano de desempenho do órgão ou unidade

Vigência

5 anos

X

03.03.05.05 Processo avaliatório para a Gratificação de Desempenho de Apoio à Procuradoria - GDAP

1 ano

5 anos

X

Decreto Estadual nº1.020, de 14 de abril de 2014, dispõe sobre a regulamentação do art. 10-A da Lei n° 6.813, de 25 de janeiro de 2006, que institui a Gratificação de Desempenho de Apoio à Procuradoria – GDAP.

03.03.06 Contencioso Disciplinar

03.03.06.01 Pedido de reconsideração de decisão em processo administrativo

Vigência

5 anos

X

03.03.06.02 Processo administrativo para aplicação de pena disciplinar

Vigência

5 anos

X

03.03.06.03 Processo de revisão de Processo administrativo ou de Processo de sindicância

Vigência

5 anos

X

03.03.06.04 Processo de sindicância para apuração de abandono de cargo

Vigência

5 anos

X

Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916.

03.03.06.05 Processo de sindicância para apuração de falta disciplinar

Vigência

5 anos

X

Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.1.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916.

03.03.07 Recolhimento de encargos sociais e contribuições

03.03.07.01 Processo de recolhimento de contribuição para o Plano da Seguridade Social

Vigência

30 anos

X

Lei Federal n. 8.212/91, arts. 32, parágrafo único, 45, parágrafo único e 46

03.03.07.02 Processo de recolhimento do PIS/PASEP

Vigência

30 anos

X

Decreto-Lei Federal n. 2.052/83, arts. 10

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.04 Controle de freqüência (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.04.01 Registro de frequência

03.04.01.01 Formulário de justificativa de falta

1 ano

5 anos

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional.

03.04.01.02 Ficha de registro de frequência

1 ano

5 anos

X

A vigência esgota-se com o rompimento do vínculo jurídico com o Estado. O documento integra o Prontuário funcional.

03.04.01.03 Processo de concessão de horário especial

Vigência

2 anos

X

O documento integra o Prontuário funcional.

03.04.01.04 Processo de convocação de prestação de serviço extraordinário e horas-extras

Vigência

2 anos

X

Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), art. 59.

03.04.01.05 Registro de ponto

1 ano

5 anos

X

Constituição Federal, arts. 7.º, XXIX e 74; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), arts. 11 e 74, § 2.º. As informações constam da Ficha de registro de freqüência

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.05 Pagamento de pessoal (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.05.01 Elaboração de expedientes para a folha de pagamento

03.05.01.01 Boletim informativo para elaboração da Folha de pagamento

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a efetivação do pagamento.

03.05.01.02 Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para a elaboração da Folha de pagamento

Vigência

-

X

Pasta do servidor

03.05.01.03 Informação judicial

1 ano

5 anos

X

03.05.01.04 Requerimento de revisão de pagamento

Vigência

5 anos

X

03.05.02 Elaboração da folha de pagamento

03.05.02.01 Declaração de encargos de dependentes para fins de Imposto de Renda

2 anos

5 anos

X

Pasta do servidor

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO)

03.06 Segurança e medicina do trabalho (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

03.06.01 Controle ambiental e preservação da saúde

03.06.01.01 Comunicado de Acidente de Trabalho – CAT-GIAT

Vigência

5 anos

X

Lei Federal n. 8.212/91, art. 46; Lei Federal n. 8.213/91, art. 22; Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V.

03.06.01.02 Laudo técnico pericial de riscos ambientais

Vigência

5 anos

X

Decreto-Lei Federal n. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V; Portaria MT n. 3.214/78, NR-7, 7.4.5, 7.4.5.1 e NR-15, 15.1.4

03.06.01.03 Formulário de desempenho para readaptação funcional

1 ano

5 anos

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Prontuário funcional.

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.01 Controle de compras (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.01.01 Licitação e administração de contratos

04.01.01.01 Contratos

Vigência

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98. Os contratos integram os Processos de aquisição, de contratação de serviços ou obras e os convênios, e obedecerão à temporalidade e destinação dos respectivos processos. As guias de recolhimento da Previdência Social e outros impostos deverão ser arquivadas em separado e obedecerão aos prazos previstos nesta tabela, na atividade "Controle da contabilidade".

04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Licitação

Vigência

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109 e 326; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 51 e 89 ao 98.

04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos

Até a aprovação das contas

12 anos

X

04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação

Até a aprovação das contas

12 anos

X

04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.01.02 Aquisição de bens materiais e patrimoniais

04.01.02.01 Processo de aquisição de bens de informática e automação

Até a aprovação das contas

5 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98.

04.01.02.02 Processo de aquisição de material de consumo

Até a aprovação das contas

5 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98.

04.01.02.03 Processo de aquisição de material permanente

Até a aprovação das contas

5 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98.

04.01.02.04 Processo de aquisição de semovente

Até a aprovação das contas

5 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98.

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.02 Controle de serviços e obras (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.02.01 Contratação de serviços e obras

04.02.01.01 Processo de contratação de serviço de informática e automação

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45, § 4.º e 89 ao 98.

04.02.01.02 Processo de contratação de serviços comuns

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 7.º e 89 ao 98

04.02.01.03 Processo de contratação de serviços terceirizados

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 7.º e 89 ao 98.

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.03 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.03.01 Cadastro e chapeamento de bens patrimoniais

04.03.01.01 Inventário físico de bens patrimoniais

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.03.01.02 Inventário físico-financeiro de bens patrimoniais

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.03.01.03 Livro de controle de chapa patrimonial

5 anos

-

X

A produção do documento está em desuso. Os exemplares ainda existentes possuem valor histórico.

04.03.02 Defesa de bens patrimoniais

04.03.02.01 Certificado de garantia

Vigência

-

X

Justifica-se a guarda apenas durante o prazo de validade do certificado.

04.03.02.02 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6.º, II e 89 ao 98.

04.03.02.03 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais

Vigência

5 anos

X

A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal.

04.03.03 Locação de bens patrimoniais

04.03.03.01 Processo de locação de máquinas e equipamentos

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6.º, II e 89 ao 98.

04.03.04 Registro da movimentação de bens patrimoniais

04.03.04.01 Comunicado de transferência de bens patrimoniais

1 ano

5 anos

X

04.03.04.02 Processo de alienação de bens patrimoniais

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17, II e 89 ao 98.

04.03.04.03 Processo de permuta de bens patrimoniais

Vigência

10 anos

X

04.03.04.04 Processo de transferência de bens patrimoniais

1 ano

5 anos

X

As informações estão contidas no Inventário físico de bens patrimoniais.

04.03.04.05 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais

Vigência

-

X

04.03.05 Registro da descrição de acervo artístico

04.03.05.01 Ficha catalográfica

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a elaboração de uma nova ficha ou quando ocorrer a baixa patrimonial.

04.03.05.02 Ficha matriz

Vigência

-

X

A vigência esgota-se quando ocorrer a baixa patrimonial.

04.03.05.03 Guia, inventário, catálogo, índice

Vigência

-

X

04.03.05.04 Relação de documentos e códigos de assuntos

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a elaboração de instrumentos técnicos de busca e acesso

04.03.06 Arrolamento e baixa de bens patrimoniais

04.03.06.01 Ata de inutilização de bens

1 ano

-

X

O documento integra o Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso.

04.03.06.02 Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.03.06.03 Recibo de doação de remanescentes de inutilização

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.04 Controle de almoxarifado (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.04.01 Verificação de estoque e distribuição

04.04.01.01 Balancete de material de almoxarifado

2 ano s

-

X

As informações constam do Balanço de material do almoxarifado.

04.04.01.02 Balanço de material de almoxarifado

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.04.01.03 Boletim de saída de material

1 ano

-

X

04.04.01.04 Formulário de previsão de consumo de material

1 ano

-

X

04.04.01.05 Formulário de requisição de material

1 ano

-

X

As informações do documento alimentam o sistema informatizado de controle de estoque.

04.04.01.06 Inventário físico de material de almoxarifado

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.04.01.07 Inventário físico-financeiro de material de almoxarifado

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.04.01.08 Lista de material de almoxarifado

Vigência

-

X

04.04.01.09 Nota de fornecimento

1 ano

-

X

As informações do documento alimentam o sistema informatizado de controle de estoque.

04.04.01.10 Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de alienação de bens móveis ou o Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso. As informações constam de sistema informatizado.

04.04.02 Formação de o Processo de aquisição. estoque ou reposição de material

04.04.02.01 Comunicado de irregularidades no fornecimento de material

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de aquisição.

04.04.02.02 Pedido de aquisição de material

1 ano

-

X

O pedido de aquisição de material aprovado integra o Processo de aquisição. O pedido pode ser feito por ofício ou formulário.

04.04.03 Recebimento e conferência

04.04.03.01 Atestado de recebimento de material

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de aquisição.

04.04.03.02 Nota fiscal (cópia)

1 ano

-

X

Ao integrar um processo o documento deverá obedecer à sua temporalidade e destinação; quando acumulado de forma independente deverá seguir a temporalidade prevista na atividade "Controle da contabilidade".

04.04.03.03 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Recebimento de Material

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, art. 15, § 8.º.

04.04.04 Arrolamento e baixa de materiais

04.04.04.01 Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.05 Controle do patrimônio imobiliário (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.05.01 Aquisição de imóveis

04.05.01.01 Escritura de imóveis

Vigência

-

X

04.05.01.02 Planta de imóveis

Vigência

-

X

04.05.01.03 Processo de aquisição de imóvel

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98;

04.05.02 Cadastramento de imóveis

04.05.02.01 Cadastro do patrimônio imobiliário

Vigência

-

X

As informações que alimentam o cadastro podem ser recuperadas no Dossiê de imóvel próprio do Estado e nos Processos de aquisição e alienação de imóveis, bem como nos de autorização, cessão, concessão e permissão de uso, e nos de comodato e transferência.

04.05.02.02 Dossiê de imóvel próprio do Estado

Vigência

-

X

O documento é importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional.

04.05.03 Alienação de imóveis

04.05.03.01 Processo de alienação de imóvel

Vigência

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17 e 89 ao 98. Documento importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional.

04.05.04 Arrolamento e baixa de veículos

04.05.04.01 Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso

Até a aprovação das contas

5 anos

X

04.05.05 Alienação de veículos

04.05.05.01 Processo de alienação de veículo

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17, 89 ao 98;

04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNÇÃO)

04.06 Controle de transportes internos (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

04.06.01 Aquisição de veículos

04.06.01.01 Ofício solicitando autorização para aquisição de veículo

1 ano

-

X

Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de aquisição de veículo.

04.06.01.02 Processo de aquisição de veículo

Vigência

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98.

04.06.01.03 Programa anual de renovação da frota

2 anos

-

X

04.06.01.04 Resolução para incorporação de veículo doado na frota

1 ano

-

X

04.06.02 Locação de veículos

04.06.02.01 Ofício solicitando autorização para locação de veículo

1 ano

-

X

Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de locação de veículo.

04.06.02.02 Processo de locação de veículo

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao 98.

04.06.03 Contratação de seguro

04.06.03.01 Processo de contratação de seguro para veículo oficial

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6º, II e 89 ao 98.

04.06.04 Registro da movimentação de veículos

04.06.04.01 Processo de transferência de veículo

1 ano

5 anos

X

A transferência de veículos ocorre entre as Unidades.

04.06.05 Controle da guarda e do uso de veículos

04.06.05.01 Autorização para uso de veículo oficial

1 ano

-

X

04.06.05.02 Boletim de ocorrência com veículo

Vigência

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de sindicância. A vigência da cópia, instrumento de controle do setor, esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal.

04.06.05.03 Certificado de registro e licenciamento de veículo oficial

Vigência

-

X

A vigência esgota-se com a emissão de documento atualizado pelo DETRAN.

04.06.05.04 Ficha de controle de tráfego de veículos

1 ano

-

X

04.06.05.05 Normas de serviços de transportes internos

Vigência

2 anos

X

04.06.05.06 Notificação de multa de trânsito

1 ano

-

X

Trata-se de cópia pois o documento integra o Processo de sindicância de multa de trânsito.

04.06.05.07 Ofício relativo à devolução de veículo oficial

4 anos

-

X

04.06.05.08 Ofício solicitando autorização para inscrição no regime de quilometragem

1 ano

-

X

Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem.

04.06.05.09 Ordem de serviço para guarda de veículos em outras garagens

04.06.05.10 Planilha de uso de veículo oficial

1 ano

-

X

04.06.05.11 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo oficial

1 ano

5 anos

X

04.06.05.12 Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem

Vigência

2 anos

X

04.06.05.13 Processo de sindicância de acidente com veículo

Vigência

5 anos

X

A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. O ato integra o prontuário funcional.

04.06.05.14 Processo de sindicância de multa de trânsito

Vigência

5 anos

X

A vigência esgota-se com a quitação da multa.

04.06.05.15 Processo relativo ao uso irregular de veículo oficial

Vigência

5 anos

X

A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal.

04.06.05.16 Registro de ferramentas e acessórios sobressalentes

1 ano

-

X

04.06.05.17 Registro de ocorrência com veículo oficial

1 anos

-

X

04.06.05.18 Termo de inspeção de veículo

1 ano

-

X

04.06.06 Controle do consumo de combustível

04.06.06.01 Formulário de agendamento para uso de veículo oficial

1 ano

-

X

04.05.06.02Ofício solicitando suplementação de combustível

1 ano

-

X

Se a solicitação for atendida, o ofício iniciará o Processo de fixação de cota de combustível.

04.06.06.03 Processo de aquisição de combustível

Até a aprovação das contas

12 anos

X

Lei Federal n. 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98;

04.06.06.04 Processo de fixação de cota de combustível

Vigência

5 anos

X

04.06.06.05 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível

1 ano

-

X

04.06.06.06 Registro de quilometragem e de consumo de combustível

1 ano

-

X

04.06.06.07 Relatório anual de consumo de combustível

1 ano

5 anos

X

04.06.06.08 Relatório semestral de consumo de combustível

1 ano

-

X

O relatório é executado com base nas informações contidas no Quadro demonstrativo mensal.

04.06.07 Manutenção de veículos

04.06.07.01 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios

1 ano

-

X

04.06.07.02 Ofício referente à troca de óleo

1 ano

-

X

04.06.07.03 Ofício referente ao consumo de combustível

1 ano

-

X

04.06.07.04 Ordem de liberação de veículo

1 ano

-

X

04.06.07.05 Ordem de serviço para manutenção ou conserto de veículo

1 ano

-

X

04.06.07.06 Quadro demonstrativo de manutenção de veículo

1 ano

-

X

04.06.07.07 Quadro demonstrativo de quantidade de veículo

1 ano

-

X

04.06.07.08 Quadro demonstrativo mensal de quilometragem percorrida

1 ano

-

X

05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)

05.01 Execução orçamentária

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

05.01.01 Distribuição de recursos orçamentários

05.01.01.01 Nota de crédito

5 anos

-

X

Preenchido no SIAFEM – Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios

05.01.01.02 Nota de dotação

5 anos

-

X

Preenchido no SIAFEM – Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios

05.01.01.03 Nota de lançamento de quota mensal

5 anos

-

X

SEPLAN – Secretaria de Estado de Planejamento

05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (FUNÇÃO)

05.02 Execução financeira (SUBFUNÇÃO)

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

ATIVIDADE

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

OBSERVAÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

ELIMINAÇÃO

ARQUIVO PERMANENTE

05.02.01 Acompanhamento da execução orçamentária e financeira

05.02.01.01 Programação da despesa orçamentária

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.01.02 Programação financeira de desembolso

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.01.03 Tabela de reprogramação financeira

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.02 Reserva de recurso, empenho e liquidação da despesa

05.02.02.01 Nota de empenho

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.02.02 Nota de lançamento de liquidação da despesa

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.02.03 Nota de reserva

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.02.04 Ordem bancária

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.02.05 Programação de desembolso

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.03 Adiantamento de despesas

05.02.03.01 Balancete de despesas com adiantamento

Até a aprovação das contas

7 anos

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.03.02 Ficha de controle de adiantamentos

1 anos

-

X

De acordo com a auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Pará.

05.02.03.03 Processo de adiantamento

Até a aprovação das contas

7 anos

X